Le procès-verbal¶

Le procès-verbal se génère à partir de ce qui a été préparé et vécu en séance : présences, ordre du jour, résolutions et votes, proposeurs et appuyeurs, amendements, conflits d'intérêts, questions du public, journal de la séance. Vous choisissez sa mise en page parmi onze modèles, vous le relisez, vous le corrigez si besoin, puis il suit son circuit : adoption par le conseil, signature de la présidence et du greffe.

On y arrive par la carte Procès-verbal de la fiche de séance.

Étape 1 — Générer¶

Choisissez le modèle dans la liste (Cabinet par défaut), puis cliquez sur Générer le PV.

Procès-verbal généré, modèle Cabinet — En tête : le statut (« Généré »), la date de dernière modification et les boutons. La pastille jaune rappelle que la signature ne s'ouvre qu'après l'adoption par le conseil.

Tout est repris automatiquement :

Délibérations : résolutions, question du public, amendement, conflit d'intérêts — Chaque résolution avec son numéro, son CONSIDÉRANT, la formule « Il est proposé par… appuyé par… et résolu » et son résultat (« Adoptée sur division (5 pour, 1 contre) »). Sous le point concerné : la question du public et sa réponse, l'amendement et la déclaration d'intérêt.

Fin du procès-verbal : période de questions, levée, signatures, assistant — La période de questions, la levée de la séance et le bloc des signatures. Dessous, l'Assistant du procès-verbal.

Régénérer

Tant que le PV n'est pas signé, Régénérer reconstruit le document à partir des données à jour — par exemple après avoir corrigé une résolution ou complété une réponse du public. Les retouches faites à la main dans l'éditeur sont alors remplacées.

Les onze modèles¶

Le contenu est le même ; seule la mise en page change. Choisissez le modèle dans la liste, puis Régénérer.

Modèle Cabinet — **Cabinet** (par défaut) — présences en tableau, résolutions en cartes.

Modèle Acte notarié — **Acte notarié** — empattement, petites capitales, présences rédigées.

Modèle Registre juridique — **Registre juridique** — manchette au nom de la ville.

Modèle Gazette officielle — **Gazette officielle** — résolutions sur deux colonnes.

Modèle Éditorial — **Éditorial** — sobre et aéré.

Modèle Éditorial premium — **Éditorial premium** — même esprit, typographie à empattement.

Modèle Bandeau coloré — **Bandeau coloré** — aux couleurs de votre organisation.

Modèle Minimal mono — **Minimal mono** — noir et blanc, idéal à photocopier.

Modèle Chronologie — **Chronologie** — le fil de la séance, avec les heures réelles du journal.

Modèle Deux colonnes — **Deux colonnes** — récapitulatif en marge.

Modèle Ministériel — **Ministériel** — filet de tête, fiche de séance.

Étape 2 — Relire et corriger¶

Modifier ouvre l'éditeur directement dans le document :

Éditeur du procès-verbal — Police, taille, gras, italique, souligné, alignement. Sélectionnez du texte pour l'ajuster — ou rien pour tout le document. Terminez par Sauvegarder, ou Annuler.

L'assistant du procès-verbal¶

Sous le document :

Résumé pour les citoyens produit un résumé en langage simple, à copier pour le site web ou l'infolettre.
Vérifier la complétude passe le PV en revue (présences, quorum, résolutions, signatures…) et signale ce qui manque.

La vérification est indicative : le greffe reste responsable de la conformité du procès-verbal.

Étape 3 — Faire adopter¶

Le procès-verbal est adopté par le conseil, en général à la séance suivante. Deux façons de l'inscrire dans MuniConnect :

Depuis l'ordre du jour de la séance suivante — le point Adoption du procès-verbal de la séance précédente affiche le projet et le bouton Marquer le PV adopté. C'est la voie habituelle.
Depuis la fiche de la séance — une fois la séance terminée, le bouton Adopter le PV passe la séance et son procès-verbal à Adopté.

Générez le PV avant de l'adopter

Sur la fiche de séance, Adopter le PV agit en un clic. S'il n'y a pas encore de procès-verbal généré, la séance passe à Adoptée sans procès-verbal adopté. Générez-le toujours d'abord.

Étape 4 — Faire signer¶

Le procès-verbal est signé par le président de séance et par le greffe (art. 333 LCV). Le circuit complet est décrit dans Signer. En bref :

Envoyer au maire pour signature (le libellé suit votre vocabulaire : au maire, à la mairesse, au président…). La présidence reçoit un courriel et signe depuis son portail, où qu'elle soit.
Une fois le PV adopté et la présidence ayant signé, le bouton vert Signer le PV apparaît pour le greffe.
C'est la signature du greffe qui scelle le procès-verbal. Il devient Signé et verrouillé : plus aucune modification ni régénération possible.

Les deux signatures, horodatées, au bas du procès-verbal.

Imprimer et publier¶

Imprimer / PDF imprime la version affichée. Si l'option est cochée dans les Paramètres, l'en-tête « PROVINCE DE QUÉBEC / VILLE DE … » se répète en haut de chaque page.
Un procès-verbal adopté paraît automatiquement au portail citoyen — sauf pour une séance à huis clos.
Si votre organisation produit une version anglaise, voir Documents bilingues.