Votre première séance, de A à Z¶
Cette page enchaîne, dans l'ordre où vous les ferez, toutes les étapes d'une séance ordinaire : de sa création jusqu'à la publication du procès-verbal signé. Chaque étape renvoie à la page qui la détaille.
Comptez trois temps : la préparation (les semaines qui précèdent), le soir de la séance, et l'après (jusqu'à la séance suivante, où le procès-verbal est adopté).
1. Préparer la séance¶
| # | Étape | Qui | Où |
|---|---|---|---|
| 1 | Créer la séance. Une séance ordinaire arrive avec son squelette : ouverture, adoption de l'ordre du jour, adoption du procès-verbal précédent, période de questions, levée. | Greffe | Créer une séance |
| 2 | Ouvrir le dépôt aux directions, avec une date de tombée. Les directions sont invitées par courriel, puis relancées automatiquement. Facultatif. | Greffe | Ouvrir le dépôt |
| 3 | Déposer les points : titre, contexte, projet de résolution, pièces jointes. | Directions | Déposer un point |
| 4 | Arbitrer la file : inscrire, reporter ou écarter chaque point déposé. | Greffe | Arbitrer |
| 5 | Composer l'ordre du jour : ajouter vos propres points, les ordonner, créer des sous-points. | Greffe | Composer l'ordre du jour |
| 6 | Rédiger les résolutions sous chaque point, en partant d'un modèle ou du projet de la direction ; joindre les pièces. | Greffe | Rédiger les résolutions |
| 7 | Préparer la version anglaise de l'ordre du jour et des résolutions. Organisations bilingues seulement. | Greffe | Documents bilingues |
| 8 | Publier l'avis public, si la séance en demande un. | Greffe | Avis publics |
| 9 | Convoquer le conseil. Les membres reçoivent l'avis, l'ordre du jour et, s'il y a lieu, le lien de la séance en ligne. Lisez le bilan d'envoi. | Greffe | Convoquer le conseil |
| 10 | Confirmer sa présence — en salle, en visio ou absent. | Élus | Le portail élu |
| 11 | Vérifier l'état de préparation sur la fiche de séance : chaque élément manquant porte un lien Corriger →. | Greffe | L'état de préparation |
Si l'ordre du jour change après la convocation
MuniConnect ne renvoie rien automatiquement : un bandeau vous signale que les membres n'ont pas la dernière version, et vous les prévenez d'un clic quand vos retouches sont finies. Voir Après la convocation.
2. Le soir de la séance¶
Prévoyez deux écrans : votre ordinateur pour la console, et l'écran ou le projecteur de la salle. Les élus votent depuis leur tablette ou leur téléphone.
| # | Étape | Qui | Où |
|---|---|---|---|
| 12 | Ouvrir la séance en direct dans la console. | Greffe | Ouvrir la séance |
| 13 | Projeter l'écran de salle : il suit la console tout seul. | Greffe | L'écran de salle |
| 14 | Faire l'appel : la console calcule le quorum. | Greffe | Prendre les présences |
| 15 | Avancer dans l'ordre du jour, point par point. | Greffe | Faire avancer l'ordre du jour |
| 16 | Mettre chaque résolution aux voix : proposé par, appuyé par, puis vote. | Greffe | Mettre une résolution aux voix |
| 17 | Voter pour, contre ou abstention ; le résultat s'affiche en salle. | Élus | Voter en séance |
| 18 | Consigner un amendement ou un conflit d'intérêts, quand il survient. | Greffe | Amender · Conflits d'intérêts |
| 19 | Tenir la période de questions : questions reçues par code QR, et questions posées au micro. | Greffe | La période de questions |
| 20 | Lever la séance. | Greffe | Lever la séance |
Si la page se recharge en pleine séance
Rien n'est perdu : l'état de la séance vit sur le serveur, pas dans votre navigateur. Voir Si la page se recharge.
3. Après la séance¶
| # | Étape | Qui | Où |
|---|---|---|---|
| 21 | Générer le procès-verbal dans le modèle de votre choix : présences, résolutions, votes, amendements, questions — tout y est déjà. | Greffe | Générer |
| 22 | Relire et corriger, au besoin avec l'assistant. | Greffe | Relire et corriger |
| 23 | Produire la version anglaise du procès-verbal. Organisations bilingues seulement. | Greffe | Le procès-verbal en anglais |
| 24 | Confier l'exécution des décisions : un responsable et une échéance par résolution adoptée. | Direction générale | Suivi des résolutions |
| 25 | Faire adopter le procès-verbal à la séance suivante — le point est déjà à son ordre du jour. Une fois adopté, il paraît automatiquement au portail citoyen (sauf huis clos). | Conseil, puis greffe | Faire adopter |
| 26 | Signer : la présidence depuis son portail, puis le greffe, dont la signature verrouille le document. | Présidence, greffe | Signer |
| 27 | Imprimer le procès-verbal signé pour le livre des procès-verbaux. | Greffe | Imprimer et publier |
La séance suivante
Pour gagner du temps, dupliquez la séance : la copie reprend le type, le lieu et les points de l'ordre du jour — pas les résolutions. Retirez ensuite les points qui ne reviennent pas. Voir Les boutons de la fiche.