Le dépôt des points par les directions¶

Plutôt que de recevoir les sujets par courriel et de les retaper, vous laissez les directions déposer elles-mêmes leurs points dans MuniConnect. Vous fixez une date limite (la tombée), les directions déposent, et vous arbitrez : chaque point est inscrit à l'ordre du jour, reporté ou écarté.

Le côté des directions est décrit dans Déposer un point.

Étape 1 — Ouvrir le dépôt¶

Sur la fiche de séance, le bloc Points déposés par les directions affiche Dépôt fermé tant que vous n'avez pas fixé de tombée. Cliquez sur Ouvrir le dépôt, choisissez la date et l'heure limites, puis Enregistrer.

La tombée doit être dans le futur et avant la séance. Dès l'enregistrement, les directions de service et la direction générale reçoivent un courriel les invitant à déposer.

Dépôt ouvert, 5 personnes prévenues — Le bilan s'affiche aussitôt : combien de personnes ont été prévenues, et quelles directions n'ont encore rien déposé.

Vous voulez…	Ce qui se passe
Avancer la tombée	Les directions sont prévenues de nouveau.
Repousser la tombée	Rien n'est envoyé.
Fermer le dépôt (vider la date)	Rien n'est envoyé ; plus personne ne peut déposer.

Les directions qui n'ont rien déposé reçoivent un rappel automatique trois jours avant la tombée, puis le matin même.

Si le bandeau est orange

L'avis n'est PAS parti, le service de courriel l'a refusé : le dépôt est bien ouvert, mais les directions n'ont pas été prévenues. Prévenez-les autrement, ou contactez le soutien MuniConnect.

Étape 2 — Lire la file¶

Chaque dépôt arrive dans le bloc, avec le nom de la direction, la date et la langue de rédaction (FR ou EN).

File des points déposés en attente d'arbitrage — Quatre points déposés par trois directions. Le bandeau jaune vous signale qui n'a rien déposé.

Cliquez sur Projet de résolution (ou Contexte et motifs) pour lire ce que la direction a préparé. Les pièces jointes sont cliquables.

Dépôt déplié : contexte, projet de résolution et pièce jointe

Un point déposé n'est pas encore à l'ordre du jour

Tant que vous ne l'avez pas inscrit, un point déposé n'a pas de numéro et n'apparaît nulle part ailleurs : ni à l'ordre du jour, ni au procès-verbal, ni aux portails.

Étape 3 — Arbitrer¶

Trois boutons sous chaque dépôt. Chaque décision envoie un courriel à la direction qui l'a déposé.

Inscrire à l'ordre du jour¶

Le point reçoit un numéro et entre à l'ordre du jour, juste avant la période de questions — comme un point que vous ajoutez vous-même. Les points suivants se renumérotent ; vous pouvez ensuite le déplacer avec ▲ ▼. Le projet de résolution de la direction vous servira de base pour rédiger la résolution.

Reporter¶

Le point est renvoyé à une autre séance. Le motif est facultatif, mais la direction le lira.

Écarter¶

Le point n'ira pas au conseil. Le motif est obligatoire : la direction a préparé ce dossier, elle doit savoir pourquoi il est écarté. Le bouton Confirmer reste grisé tant que le motif est vide.

Un point écarté ne se reprend pas

Une fois écarté, le point est définitif. Si le dossier revient, la direction le redépose.

Le résultat¶

File arbitrée : deux points inscrits, un reporté, un écarté — Après arbitrage : trois points à l'ordre du jour (9, 10 et 12 — ce dernier vient d'être inscrit, juste avant la période de questions), un reporté avec son motif, un écarté avec son motif. Un point reporté peut encore être inscrit plus tard.

Après la tombée¶

Une fois la tombée passée, le dépôt est fermé pour tout le monde, greffe compris. Pour ajouter un sujet de dernière minute, inscrivez-le vous-même avec Ajouter un point dans l'ordre du jour, ou repoussez la tombée.