Convoquer le conseil¶
Convoquer, c'est passer la séance au statut Convoquée : l'avis de convocation part par courriel à tous les membres du conseil, avec l'ordre du jour et, s'il y a lieu, le lien pour participer en ligne.
Envoyer la convocation¶
Sur la fiche de séance, cliquez sur Convoquer.
Un seul clic, pas de confirmation
Le bouton Convoquer envoie les courriels immédiatement. Relisez l'ordre du jour et la date avant de cliquer.
Lire le bilan¶
| Bandeau | Ce qu'il veut dire |
|---|---|
| Convocation envoyée à X/Y élus (vert) | Tout est parti. |
| ⚠️ Convocation NON envoyée à N élu(s)… (ambre) | Le service de courriel a refusé certains envois. Vérifiez avant de compter dessus, et prévenez ces membres autrement. |
| … N sans courriel (ambre) | Ces élus n'ont pas d'adresse dans leur fiche : ils n'ont rien reçu. Complétez leur fiche dans Élus et accès. |
Le bouton Renvoyer la convocation permet de renvoyer le courriel à tous les membres.
Ce que reçoivent les élus¶
- Le bouton Rejoindre sur Teams (ou Zoom, Meet…) n'apparaît que si un lien de participation en ligne est saisi sur la séance. Ce lien n'est jamais publié au portail citoyen.
- Un rappel automatique part la veille de la séance, avec le même lien.
- La convocation va à tous les élus actifs, y compris pour une séance de comité.
Si l'ordre du jour change après la convocation¶
Les membres ont préparé la séance sur la version qu'ils ont reçue. Dès que vous ajoutez, modifiez ou supprimez un point (ou arbitrez un dépôt) après la convocation, la fiche affiche ce bandeau :
Cliquez sur Prévenir les membres : chacun reçoit un courriel « Ordre du jour modifié — séance du … » avec l'ordre du jour complet à jour. Rien ne part tout seul : c'est vous qui décidez quand prévenir.
Séance extraordinaire
Pour une séance extraordinaire, le bandeau rappelle que seules les affaires mentionnées dans l'avis de convocation peuvent y être traitées.
Déplacer un point ne déclenche pas le bandeau
Réordonner les points avec ▲ ▼ ne compte pas comme une modification. Si l'ordre a de l'importance pour les membres, prévenez-les quand même avec le bouton, ou par un autre moyen.
Si la date ou le lieu changent¶
Sur une séance déjà convoquée, modifier la date, le lieu, le type ou le lien en ligne envoie à tous les membres un courriel « Changement — séance du … ». Et si une séance convoquée doit être annulée, son retour en brouillon envoie un avis « ANNULATION — séance du … ».
Les disponibilités annoncées¶
Après la convocation, chaque élu peut annoncer depuis son portail s'il sera en salle, en visio ou absent. Vous suivez ces réponses sur la fiche de séance, dans le bloc Disponibilités annoncées par les élus, avec le quorum prévisible. C'est une simple indication : l'appel officiel se fait le soir même, voir Prendre les présences.